Bernd Zipper: pdf + print 2.0

Auszug aus dem Kapitel Kommentar-Werkzeuge

Das bisherige Verfahren war recht simpel: Eine PDF-Datei wird erstellt, von Anwender "A" mit Anmerkungen versehen, an Anwender "B" komplett versendet und dieser fügte die Anmerkungen von "A" im Layout-Dokument ein. An dieser "Datei-Weiterleitung" können beliebig viele User teilnehmen.

Es gibt jedoch einen großen Nachteil. Stets wird die gesamte Datei verschickt, was bei großen PDF-Dateien den Versand per E-Mail behindern kann. So sind viele Anwender dazu übergegangen, eine PDF-Datei auf einem Server verfügbar zu machen und diese dann mit Anmerkungen zu versehen. Um nun die Anmerkungen und Notizen - von Adobe nun Kommentare genannt - an den nächsten Teilnehmer weiterzugeben, werden diese einfach als "FDF-Datei" exportiert. Der nächste Anwender öffnet nun die PDF-Datei und lädt die per E-Mail erhaltenen Korrekturen (als FDF-File) in die geöffnete PDF-Datei. Schon sieht er alle Kommentare, die als Haftzettel oder mit dem Filzmarker angefügt wurden. (...)

Will der Anwender aber über einen Server arbeiten, ohne das PDF-Dokument von Anwender zu Anwender zu schleppen, wurde es bisher komplexer. Der Anwender musste, wohl oder übel, die Kommentare als FDF exportieren und diese per E-Mail weiterleiten.

In der Version 5.0 geht Adobe einen Schritt weiter - PDF-Dateien und Kommentare können über verschiedene Verfahren online im Intra- oder Internet bearbeitet werden. Adobe stützt sich bei den gewählten Verfahren auf derzeit geltende Industriestandards wie WebDAV oder Microsoft Web Discussions, aber auch auf den Austausch von Daten via SQL-Datenbank oder Folder-FDF im lokalen Netzwerk.

Doch es gibt neben Acrobat auch Systeme von Drittanbietern, die PDF via Server und viele Funktionen für eine ganze Gruppe von Anwendern als Serverapplikation bereitstellen. So lassen sich Abstimmungsprozesse innerhalb frei definierbarer Gruppen zum Beispiel durch NetroView (www.netroview.de) vereinfachen und optimieren.

NetroView ist ein internetgestütztes Dokumenten-Austausch- und Abstimmungssystem auf PDF-Basis mit der Besonderheit, Client-seitig ohne Zusatzsoftware (nicht einmal Plug-Ins) auszukommen. Das im PDF-Format abgespeicherte Dokument wird per Browser im Internet zur Verfügung gestellt und dort bearbeitet.

Kommentare und Änderungswünsche lassen sich textlich wie grafisch darstellen und abspeichern. Das System unterrichtet automatisch die Teilnehmer über die Bereitstellung oder eine Veränderung in den entsprechenden Dokumenten. Jeder Projektbeteiligte hat eine identische Einsicht in den Projektverlauf und die Bearbeitungsstadien.

Über eine Reportfunktion können Daten zusammengefügt und ausgedruckt und damit der gesamte Entstehungsprozess dokumentiert werden. Alle Vorversionen bleiben in der Datenbank und sind wieder aufrufbar.

Das System ist passwort- und übertragungsverschlüsselt und verfügt über individuell einzurichtende Bearbeitungshierarchien und Client-Zuweisungen. Der Hersteller bietet ab Mitte 2001 eine Schnittstelle zu Acrobat 5,0 an, um auch den Acrobat-Usern die Vorteile einer datenbankgestützten Projektverwaltung zu ermöglichen.

(Copyright Bernd Zipper)